De vereniging

Huishoudelijk Reglement COC Rotterdam

Versie d.d. 6 januari 2003

1. Bestaansgrond

   Het huishoudelijk reglement vindt haar bestaansgrond in de statuten, versie 29-5/7-7-2000 KK/FKB/WdH/DED, hierna te noemen “de statuten”, artikel 13 en artikel 14.

2. Samenstelling bestuur

   1. In aanvulling op artikel 8.2 van de statuten wordt het dagelijks bestuur gevormd uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester en uitgebreid met een -bij voorkeur- vrouwelijk bestuurslid die de belangen van lesbische en biseksuele vrouwen behartigt;

   2. In aanvulling op artikel 9.1 van de statuten wordt ook de samenstelling van het dagelijks bestuur zoveel als mogelijk een gelijkwaardige verdeling van mannen en vrouwen.

3. Werkgroepen

   1. Bij vaststelling van dit huishoudelijk reglement kent het COC Rotterdam de volgende werkgroepen:

      • Telefoon en Inloop;
      • Gespreksgroep vrouwen;
      • Gespreksgroep mannen;
      • Ouderenbeleid;
      • Klittenband;
      • Jong Belegen;
      • Holebar;
      • Vrouwen-, Bi-, Eet- en Open- café;
      • Gay Mix;
      • Voorlichting;
      • Website;
      • Imagocommissie;
      • Potterdame;
      • COCindjes.

   2. Een werkgroep is een groep vrijwilligers, met een eigen doelstelling, niet strijdig met de doelstellingen van het COC Rotterdam, en welke via het coördinatorenoverleg communiceren met het bestuur;

   3. Elke werkgroep heeft een coördinator die gekozen wordt door de vrijwilligers van die werkgroep;

   4. Een werkgroepcoördinator is verantwoordelijk voor het functioneren binnen zijn/haar werkgroep, is aanspreekpunt voor en legt verantwoording af aan het bestuur.

4. Vrijwilligers

   1. De vrijwilligers zijn gerechtigd deel te nemen aan alle door de vereniging te organiseren activiteiten, tenzij het bestuur anders beslist;

   2. De vrijwilligers onderwerpen zich door de aanvaarding van hun lidmaatschap of vrijwilligersovereenkomst tegenover de vereniging aan de verplichting:

      1. de statuten en reglementen van de vereniging en de besluiten van de organen van de vereniging na te leven en het gezag van de organen te erkennen.
      2. zich jegens elkaar en ten opzichte van de vereniging te gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.
      3. de belangen van de vereniging en van haar organen en die van het COC Nederland niet te schaden.
      4. alle overige verplichtingen te aanvaarden en na te komen, welke uit de functie van vrijwilliger voortvloeien of welke de vereniging in naam van haar leden aangaat.

5. Gebruik van middelen

   1. Middelen van het COC Rotterdam, zoals pand, meubilair, drank en geld, worden alleen aangewend voor doeleinden van het COC Rotterdam, tenzij in het bestuur anders is besloten;
   2. Tijdens de activiteiten van het COC Rotterdam mogen geen drugs gebruikt worden. Dranken, anders dan wat er in het COC Rotterdam verkocht wordt mogen niet worden genuttigd;
   3. Alle middelen van het COC Rotterdam welke worden verbruikt worden geregistreerd.

6. Financiën

   1. Alle bedragen welke tijdens of ten behoeve van een activiteit van het COC Rotterdam worden geïnd en worden uitgegeven, worden geregistreerd;
   2. De bedragen die voor producten worden gerekend komen overeen met de prijzen aangegeven op de prijslijst, tenzij het bestuur anders beslist;
   3. Producten van het COC Rotterdam worden niet gratis weggegeven, tenzij het bestuur anders beslist;
   4. De werkgroepen dienen elk afzonderlijk voor afloop van het kalenderjaar een werkplan met bijbehorende begroting bij de penningmeester in te leveren. Het bestuur zal aan de hand van deze bescheiden de jaarlijkse budgetten van de werkgroepen vaststellen;
   5. Tevens dienen de werkgroepen een inhoudelijk verslag van haar activiteiten van het afgelopen kalenderjaar bij de secretaris in te leveren;
   6. Ter voorkoming van dubbele verwerving van financiële middelen, is het de werkgroep niet toegestaan deze te verwerven zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur;
   7. Het bestuur zal aan de hand van de jaarlijkse budgetten van de werkgroepen een ontwerp-begroting vaststelen;
   8. Het bestuur toetst de ontwerp-begroting aan de subsidievoorwaarden en geeft advies aan de Algemene Leden Vergadering;
   9. De Algemene Leden Vergadering stelt de begroting vast.
   10. In aanvulling op artikel 14, sub g, wordt jaarlijks door de Algemene Leden Vergadering een kascontrolecommissie ingesteld, bestaande uit twee leden. De leden van de kascontrolecommissie worden voor een termijn van één jaar door de Algemene Leden Vergadering gekozen uit de leden. De leden van de kascommissie zijn na twee aaneengesloten termijnen het daarop aansluitende jaar niet herkiesbaar.

7. Sleutelbeleid

   1. De secretaris van het COC Rotterdam beheert de sleutels van het pand. Zij/hij registreert de uitgave en inname van de sleutels;
   2. De personen die automatisch een sleutel van het pand krijgen zijn: de voorzitter, de secretaris; de penningmeester, de coördinator van een werkgroep;
   3. Werkgroepen met één sleutel regelen onderling wie, wanneer deze sleutel heeft;
   4. Overige personen die een sleutel nodig hebben kunnen deze aanvragen bij het bestuur.

8. Bedreiging van doelstellingen

   Tijdens activiteiten van het COC Rotterdam is de dan actieve coördinator gerechtigd om, indien de doelstelling van de activiteit bedreigd wordt, deelnemers of vrijwilligers van de activiteit te verwijderen, onder vermelding van de reden en het recht van de persoon te protesteren.

9. Uit (laten) schijven van een Algemene Leden Vergadering door (een groep van) leden van het COC Rotterdam

   In aanvulling op artikel 7.3 van de statuten is een aantal van minimaal vijf leden vereist bij een schriftelijk verzoek aan het bestuur de op dat moment bij de vereniging aangesloten leden te willen informeren met het voorstel van de verzoekers om een Algemene Leden Vergadering bijeen te roepen. Het bestuur dient daaraan, via opdrachtverstrekking aan het secretariaat, binnen veertien dagen gehoor te geven. Alleen schriftelijke reacties van de leden zijn bepalend voor de bepaling van een zodanig aantal leden als bevoegd tot het uitbrengen van een tiende (1/10) van het aantal stemmen in de Algemene Leden Vergadering.

10. Wijziging van dit reglement

    Een besluit tot wijziging van dit reglement kan slechts plaatsvinden nadat de Algemene Leden Vergadering daarmee heeft ingestemd.

11. Slotbepalingen

    1. Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering die op vrijdag 24 januari 2003 te Rotterdam is gehouden.
    2. Een beroep op het niet bekend zijn met de inhoud van dit huishoudelijk reglement is niet ontvankelijk.